Interne controle legt pijnpunten Mechelse administratie bloot

olifant

Elke gemeente moet volgens het gemeentedecreet instaan voor de interne controle van haar activiteiten. In Mechelen is dat niet anders: wet is wet. In een jaarlijks voortgangsrapport over die interne controle somt de administratie alle hoge risico’s, realisaties en plannen op. Wij mochten meelezen.

Organisatiebeheersing, zoals die interne controle eigenlijk heet, zoomt in op zes aspecten:

  1. het bereiken van de doelstellingen
  2. het naleven van wetgeving en procedures
  3. de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie
  4. het efficiënt en economisch gebruik van middelen
  5. de bescherming van activa
  6. het voorkomen van fraude

In Mechelen voegde de administratie daar ook nog de “organisatiecultuur” aan toe. Op die manier kwam bij het vorige rapport het gebrek aan positief werkklimaat als groot risico naar boven – een ontevredenheid die toen nog aan de ontslagronde van 2013 werd gelinkt.

In het laatste voortgangsrapport lezen we niks meer over die negatieve sfeer. Wel is er een risicovolle hoge werkdruk, is er meer betrokkenheid nodig van middenkader, dienen stadsambtenaren beter om te gaan met verandering, hebben startende collega’s nood aan meer begeleiding en moet er meer dienstoverschrijdend gewerkt worden. Helemaal snor zit het er nog niet.

Onvolledige, foutieve, laattijdige facturatie

Het laatste voortgangsrapport organisatiebeheersing werd op de gemeenteraad van eind september goedgekeurd. Een kleurrijk overzicht per doelstelling met telkens kort het criterium, de realisaties, de hoge risico’s en planning erbij vermeld.

Je leest er bijvoorbeeld over het vele manuele werk door onaangepaste software (= hoog risico bij de doelstelling efficiënt gebruik van middelen) of het onvoldoende aan software voor data-analyse (= hoog risico bij de doelstelling betrouwbare informatie).

organisatiebeheersing
Sjabloon voortgangsrapport organisatiebeheersing van Stad Mechelen. Opmerkelijk: in het laatste voortgangsrapport stonden er geen audits op de planning. (Bron figuur: Stad Mechelen)

De administratie somde ook vier hoge risico’s op die het voorkomen van fraude en fouten bemoeilijken:

  1. Onvolledige, foutieve, laattijdige facturatie door gebrekkige doorstroom van informatie naar financiën
  2. Onvoldoende controle geleverde diensten / producten-facturatie
  3. Onvoldoende zelfcontrole: voorraad, kwaliteit dossiers, …
  4. Kernprocessen onvoldoende in kaart gebracht, onvoldoende evaluatie processen, kennismanagement

Wellicht moet de recente zoektocht naar een consultant om de boekhoudafdeling van de stad van januari tot en met oktober 2017 tijdelijk te versterken en te stroomlijnen als één van de beheersmaatregelen worden gezien.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s