Bij een doorlichting van het aankoopproces van OCMW Mechelen stelt Audit Vlaanderen vast dat het OCMW de uitgaven aan leveranciers niet systematisch naziet. De helft van de onderzochte aankoopdossiers overschreed het drempelbedrag van 8.500 euro (excl. BTW) zonder dat er een gepaste overheidsopdracht voor werd uitgevoerd.
Eerst het goede nieuws: met de meeste randvoorwaarden voor het aankoopproces bij OCMW Mechelen lijkt het wel snor te zitten. Op de juridische kennis, deontologische ondersteuning en interne controle had het team van Audit Vlaanderen weinig aan te merken.
De taken en verantwoordelijkheden inzake het aankoopproces zijn helder toegewezen, waarbij het bestuur steeds voldoende functiescheiding voorziet (tussen budgetbeheer, aankopen, bestellen, ontvangen en betalen).
Audit Vlaanderen
Ook over de grote aankopen – dit zijn de overheidsopdrachten ter waarde van meer dan 8.500 euro (excl. BTW) – lezen we geruststellende woorden. Het OCMW schenkt bij die grote opdrachten, volgens Audit Vlaanderen, voldoende aandacht aan transparantie en gelijke behandeling van leveranciers.
Mededinging
Maar bij de kleinere bedragen is die gelijke behandeling veel minder duidelijk, stellen de auditeurs vast.
Uit dossiertesten blijkt dat voor 15 van de 30 aankopen waarbij het drempelbedrag van 8.500 euro (excl. BTW) werd overschreden, er geen overheidsopdracht werd uitgeschreven.
Audit Vlaanderen
Bij kleinere aankopen wordt mededinging niet altijd gerespecteerd. Indien dit wel gebeurt, documenteren de betrokken medewerkers het niet altijd, schrijven de auditeurs nog.
Ook gebeurt het dat OCMW-medewerkers pas na de aankoop een bestelbon opmaken.
Hierdoor gaat ze [OCMW Mechelen] financiële verbintenissen aan zonder een voorafgaande goedkeuring door de bevoegde personen of organen en loopt ze tevens het risico op onnodige of ongewenste aankopen.
Audit Vlaanderen
Doordat ook vaak de leverbon ontbreekt, is het niet altijd duidelijk hoe men er bij het OCMW in slaagt het verband te leggen tussen factuur en de geleverde diensten of goederen.
Mini-competities
In haar actieplan, als reactie op deze audit, gaat OCMW Mechelen in het najaar bijkomende raamcontracten gunnen en zogenaamde “mini-competities” organiseren (bijvoorbeeld: de uitvoering van kleine schilderwerken gunnen aan drie ingeschreven aannemers). Ook controleert de financiële dienst voortaan jaarlijks en steekproefsgewijs de aankoopdossiers van de bedragen kleiner dan 8.500 euro (excl. BTW).
Het loont de moeite om als burger de verschillende auditrapporten van Stad en OCMW op te vragen. Je leest er vaak verhalen die anders nooit kwamen bovendrijven. Deze rapporten zijn voor elke burger openbaar dankzij de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB).
De audit focuste op drie doelstellingen:
- Hoe voorziet OCMW Mechelen de nodige randvoorwaarden om het aankoopproces goed te kunnen laten verlopen?
- In welke mate streeft OCMW Mechelen systematisch naar het verkrijgen van de meest optimale invulling van de behoefte bij het aankopen van leveringen en diensten?
- Verloopt het aankoopproces en het bijhorende contractbeheer effectief, integer en transparant?
As Gau Paust 